El Consejo para la Transparencia (CPLT) abrió una inédita consulta pública para recibir opiniones, comentarios y sugerencias respecto de sus “Recomendaciones sobre Gestión Documental en el marco del Ejercicio del Derecho de Acceso a la Información Pública”, cuya primera versión fue elaborada por el organismo y puesta en consulta. Este documento tiene por objeto permitir a la Administración del Estado la sistematización de información para dar cumplimiento a sus obligaciones de transparencia activa y, a su vez, facilitar a la entrega de información solicitada por las personas en ejercicio de su derecho de acceso a la información pública.
Esta iniciativa se enmarca en la Política de Participación del CPLT, que define la consulta pública como un mecanismo de participación ciudadana cuyo propósito es recoger las opiniones, comentarios y sugerencias de la ciudadanía, funcionarios públicos, organizaciones de la sociedad civil, especialistas, academia y grupos de interés, para que puedan expresar, de manera informada, sus apreciaciones sobre materias previamente definidas por el CPLT.
“La gestión documental y archivística y la digitalización son condiciones previas y necesarias para que la Administración del Estado pueda cumplir con sus obligaciones de transparencia de manera más eficiente y eficaz. Si bien entendemos que para aquellos órganos más pequeños y con menos recursos es un esfuerzo muy importante ceñirse a todas las recomendaciones, en el largo plazo vale la pena, pues no solo facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia activa, sino que también permite una respuesta más rápida y completa a las solicitudes de acceso a la información. Es más, una mejor gestión documental y uso de la tecnología mejora la eficiencia del órgano en todos sus aspectos. Por eso es tan recomendable empezar a adoptar gradualmente estas recomendaciones”, destacó la presidenta del Consejo para la Transparencia, Natalia González Bañados.
González agregó que “No hay que olvidar que la Ley de Transformación Digital del Estado impone una serie de obligaciones de digitalización y deberá implementarse gradualmente a más tardar hasta el 31 de diciembre de 2027. Por lo anterior, vemos también estas recomendaciones como una doble oportunidad: subirse al carro de la digitalización y a la vez usar estas herramientas tecnológicas para ajustar los sistemas informáticos en materia de gestión documental”.
Las recomendaciones elaboradas por el Consejo apuntan a fortalecer los sistemas de gestión documental de los organismos públicos, promoviendo la adopción de políticas y buenas prácticas que aseguren la correcta organización, conservación y trazabilidad de los documentos, tanto físicos como digitales.
En términos simples, mejorar la gestión documental significa ordenar y administrar de mejor manera los archivos e información pública, de modo que los servicios del Estado puedan encontrar, resguardar y entregar esa información de forma más rápida, completa y segura a las personas.
Entre las principales medidas, el CPLT propone vincular las políticas de transparencia con los procedimientos de gestión documental, regular el ciclo de vida de los documentos —desde su creación hasta su archivo o eliminación— y establecer mecanismos claros de registro, acceso y trazabilidad.
El documento también recomienda implementar sistemas unificados de gestión documental, reforzar la protección de datos personales y sensibles, e incorporar medidas de seguridad informática y ciberseguridad que garanticen la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información pública. Además, sugiere eliminar progresivamente la coexistencia de archivos digitales y en papel, destinar presupuesto para mejorar los índices de madurez digital, y capacitar a funcionarios en esta materia, reconociendo el vínculo directo entre una adecuada gestión documental y el ejercicio del derecho de acceso a la información.
Asimismo, el CPLT recomienda alinear los proyectos de gestión documental con los Programas de Mejoramiento de la Gestión (PMG) e incorporar incentivos que promuevan su correcta implementación. El documento releva también la importancia de adoptar buenas prácticas internacionales, como las de la Norma ISO 15489-1 sobre gestión de documentos, y el Modelo de Gestión Documental de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA), que entrega herramientas modulares y graduales para fortalecer la organización y preservación de los archivos públicos.
El CPLT invita a todas las personas y organizaciones interesadas a participar activamente en este proceso de consulta pública, cuyo propósito es avanzar hacia una gestión documental moderna, segura y alineada con los estándares internacionales, que permita mejorar la disponibilidad, trazabilidad y preservación de la información pública en beneficio de la ciudadanía.
La consulta estará abierta hasta el jueves 6 de noviembre de 2025, y las observaciones podrán realizarse a través del sitio web institucional www.consejotransparencia.cl
Fuente: CPLT